Avviso di Informazioni confidenziali

Come richiesto dalle norme sulla privacy promulgate ai sensi dell'Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA), QUESTO AVVISO DESCRIVE COME LE INFORMAZIONI SANITARIE CHE TI RIGUARDANO POSSONO ESSERE UTILIZZATE E DIVULGATE E COME PUOI OTTENERE ACCESSO ALLE TUE INFORMAZIONI SANITARIE IDENTIFICABILI. SI PREGA DI LEGGERE ATTENTAMENTE QUESTO AVVISO.

A. IL NOSTRO IMPEGNO PER LA VOSTRA PRIVACY: Caring ProfessionalsLa nostra organizzazione si impegna a tutelare la privacy delle vostre informazioni sanitarie personali. Nell'ambito della nostra attività, creeremo delle registrazioni che vi riguardano e relative ai trattamenti e ai servizi che vi forniamo. Siamo tenuti per legge a mantenere la riservatezza delle vostre informazioni sanitarie personali. Per legge, dobbiamo inoltre rispettare i termini dell'informativa sulla privacy in vigore al momento. In generale, quando divulghiamo le vostre informazioni sanitarie, dobbiamo divulgare solo le informazioni necessarie per raggiungere lo scopo dell'utilizzo o della divulgazione. Tuttavia, tutte le vostre informazioni sanitarie personali che ci autorizzate a divulgare saranno disponibili se firmate un modulo di autorizzazione, se richiedete informazioni per voi stessi o se vengono divulgate a un fornitore di servizi sanitari in relazione al vostro trattamento o in virtù di un obbligo di legge. Ci riserviamo il diritto di rivedere o modificare la nostra Informativa sulla privacy descritta nel presente documento in conformità con la legge. Qualsiasi revisione o modifica al presente documento sarà efficace per tutte le vostre registrazioni che la nostra organizzazione ha creato o conservato in passato e per tutte le vostre registrazioni che potremmo creare o conservare in futuro. La presente Informativa entra in vigore a partire dal 23 settembre 2013. Affiggeremo una copia della nostra Informativa aggiornata in un luogo ben visibile presso i nostri uffici e potrete richiederne una copia in qualsiasi momento. Ai nuovi pazienti verrà fornita una copia della nostra Informativa aggiornata. La nostra Informativa aggiornata è inoltre pubblicata e disponibile per il download elettronico sul nostro sito web.

B. PER QUALSIASI DOMANDA RIGUARDO AL PRESENTE AVVISO, SI PREGA DI CONTATTARE:

Responsabile della privacy HIPAA

Caring Professionals, Inc.

70-20 Austin Street,Suite 135

Forest Hills, New York 11375

(718) 897-2273

C. SENZA LA VOSTRA AUTORIZZAZIONE SCRITTA, POTREMMO UTILIZZARE LE VOSTRE INFORMAZIONI SANITARIE NEI SEGUENTI MODI:

1. Trattamento. Le persone che lavorano per la nostra agenzia possono utilizzare o divulgare le tue informazioni sanitarie personali per curarti o per assistere altri nel tuo trattamento. Inoltre, potremmo divulgare le tue informazioni sanitarie personali ad altri che potrebbero assisterti nelle tue cure, come il tuo medico, terapista, coniuge, figli o genitori.

2. Pagamento. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le tue informazioni sanitarie personali al fine di fatturare e riscuotere il pagamento per i servizi che potresti ricevere da noi. Ad esempio, potremmo contattare il tuo assicuratore sanitario per certificare che hai diritto ai benefici (e per quale gamma di benefici) e potremmo fornire al tuo assicuratore i dettagli relativi al tuo trattamento per determinare se il tuo assicuratore coprirà o pagherà il tuo trattamento. Potremmo anche utilizzare e divulgare le tue informazioni sanitarie personali per ottenere pagamenti da terze parti che potrebbero essere responsabili di tali costi, come i membri della tua famiglia. Inoltre, potremmo utilizzare le tue informazioni sanitarie personali per fatturarti direttamente servizi e articoli.

3. Operazioni sanitarie. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le vostre informazioni sanitarie personali per gestire la nostra attività. Di seguito sono riportati alcuni esempi dei modi in cui possiamo utilizzare e divulgare le tue informazioni per le nostre operazioni: • Per valutare la qualità delle cure che hai ricevuto da noi; • In relazione alle attività di formazione del nostro personale; oppure • Per condurre attività di gestione dei costi e di pianificazione aziendale per la nostra agenzia.

4. Promemoria appuntamenti. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le tue informazioni sanitarie personali per contattarti e ricordarti una visita.

5. Rilascio di informazioni a familiari/amici. La nostra agenzia può divulgare le tue informazioni sanitarie personali a un amico o un familiare che ti aiuta a pagare le tue cure sanitarie o che ti assiste nel prendersi cura di te.

6. Informativa richiesta dalla legge. La nostra agenzia utilizzerà e divulgherà le vostre informazioni sanitarie personali quando richiesto dalla legge federale, statale o locale.

D. UTILIZZO E DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI SANITARIE PERSONALI IN ALCUNE CIRCOSTANZE PARTICOLARI: Le seguenti categorie descrivono scenari specifici in cui potremmo utilizzare o divulgare le informazioni sanitarie personali dell'utente:

1. Rischi/Attività per la sanità pubblica. La nostra agenzia può divulgare le tue informazioni sanitarie personali alle autorità sanitarie pubbliche autorizzate dalla legge a raccogliere informazioni allo scopo di:

Conservazione di documenti anagrafici come nascite e morti
Segnalazione di abusi o negligenze su minori
Prevenire o controllare malattie, infortuni o disabilità
Notificare una persona in merito alla potenziale esposizione a una malattia trasmissibile
Avvisare una persona del potenziale rischio di diffondere o contrarre una malattia o una condizione •
Segnalazione alla FDA di reazioni a farmaci o problemi con prodotti o dispositivi
Notificare alle persone se un prodotto o dispositivo che potrebbero utilizzare è stato richiamato
Notificare le agenzie governative e le autorità competenti in merito al potenziale abuso o negligenza di un paziente adulto (inclusa la violenza domestica)
Avvisare il proprio datore di lavoro in circostanze limitate legate principalmente alla valutazione di una malattia o infortunio correlato al lavoro o alla valutazione correlata alla sorveglianza medica sul posto di lavoro.

2. Attività di Vigilanza Sanitaria. La nostra agenzia può divulgare le tue informazioni sanitarie personali a un'agenzia di supervisione sanitaria per attività autorizzate dalla legge. Le attività di vigilanza possono includere, ad esempio, indagini, ispezioni, audit, indagini, licenze e azioni disciplinari; procedimenti o azioni civili, amministrative e penali; o altre attività necessarie al governo per monitorare i programmi governativi, il rispetto delle leggi sui diritti civili e il sistema sanitario in generale. Potremmo non divulgare le tue informazioni sanitarie personali se sei oggetto di un'indagine e le tue informazioni sanitarie non sono direttamente correlate alla ricezione di assistenza sanitaria o benefici pubblici.

3. Cause legali e procedimenti simili. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le tue informazioni sanitarie personali in risposta a un ordine giudiziario o amministrativo, se sei coinvolto in una causa o procedimento simile. Potremmo anche divulgare le tue informazioni sanitarie personali in risposta a una richiesta di accertamento, mandato di comparizione o altro procedimento legale da parte di un'altra parte coinvolta nella controversia che non sia accompagnato da un'ordinanza del tribunale, ma solo se sono stati compiuti sforzi per informarti della richiesta ovvero per ottenere un ordine di tutela delle informazioni richieste dall'interessato.

4. Applicazione della legge. La nostra agenzia può rilasciare informazioni sanitarie personali se richiesto da un funzionario delle forze dell'ordine:

Per quanto riguarda la vittima di un reato in determinate situazioni, se non siamo in grado di ottenere il consenso della persona
Riguardo a una morte che riteniamo possa essere stata conseguenza di una condotta criminale
Per quanto riguarda la condotta criminale nei nostri uffici • In risposta a un mandato, citazione, ordinanza del tribunale, mandato di comparizione o procedimento legale simile
Identificare/localizzare un sospettato, un testimone materiale, latitante o scomparso
In caso di emergenza, per denunciare un reato (inclusa l'ubicazione delle vittime del reato o la descrizione, l'identità o l'ubicazione dell'autore del reato)

5. Gravi minacce alla salute o alla sicurezza. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le tue informazioni sanitarie personali quando necessario per prevenire una grave minaccia alla tua salute e sicurezza o alla salute e alla sicurezza di un altro individuo o del pubblico. In queste circostanze, forniremo informazioni solo a una persona o organizzazione in grado di prevenire la minaccia.

6. Militare. La nostra agenzia può divulgare le tue informazioni sanitarie personali se sei un membro delle forze militari statunitensi o straniere (compresi i veterani) e se richiesto dalle autorità di comando militare competenti.

7. Sicurezza nazionale. La nostra agenzia può utilizzare e divulgare le vostre informazioni sanitarie personali a funzionari federali per attività di intelligence e sicurezza nazionale autorizzate dalla legge. Potremmo anche divulgare le tue informazioni sanitarie personali a funzionari federali al fine di proteggere il Presidente, altri funzionari o capi di stato stranieri o per condurre indagini.

8. Retribuzione dei lavoratori. Per rispettare la legge, la nostra agenzia può divulgare le vostre informazioni sanitarie personali per programmi di compensazione dei lavoratori e simili.

E. I TUOI DIRITTI RELATIVI ALLE TUE INFORMAZIONI SANITARIE IDENTIFICABILI: Hai i seguenti diritti in merito alle informazioni sanitarie identificabili che conserviamo su di te. Se desideri esercitare uno qualsiasi dei seguenti diritti, ti preghiamo di contattarci:

Responsabile della privacy HIPAA

Caring Professionals, Inc.

70-20 Austin Street,Suite 135

Forest Hills, New York 11375

(718) 897-2273

1. Comunicazioni riservate. Hai il diritto di richiedere che la nostra agenzia comunichi con te in merito alla tua salute e ai problemi correlati in un modo particolare o in un determinato luogo. Ad esempio, potresti chiederci di contattarti a casa, anziché al lavoro. Per richiedere una tipologia di comunicazione riservata è necessario rivolgere richiesta scritta al Responsabile della Privacy, specificando la modalità di contatto richiesta, ovvero il luogo in cui si desidera essere contattati. La nostra agenzia accoglierà richieste ragionevoli. Non è necessario motivare la tua richiesta.

2. Richiesta di limitazioni su determinati usi e divulgazioni. Hai il diritto di richiederci di limitare il nostro utilizzo o la divulgazione delle tue informazioni sanitarie personali per attività di trattamento, pagamento o operazioni sanitarie. Inoltre, hai il diritto di richiederci di limitare la divulgazione delle tue informazioni sanitarie personali alle persone coinvolte nelle tue cure o nel pagamento delle tue cure, come familiari e amici. Non siamo tenuti ad accettare la vostra richiesta; tuttavia, se siamo d'accordo, siamo vincolati dal nostro accordo tranne quando diversamente richiesto dalla legge, in caso di emergenza o quando le informazioni sono necessarie per trattarti. Per richiedere una limitazione nel nostro utilizzo o nella divulgazione delle tue informazioni sanitarie personali, devi presentare la tua richiesta per iscritto al Responsabile della privacy. La tua richiesta dovrà descrivere in modo chiaro e conciso:

le informazioni che desideri limitare;
se stai richiedendo di limitare l'uso, la divulgazione o entrambi da parte della nostra agenzia; E
a chi desideri applicare i limiti.

Tieni presente che ai sensi della legge sulle informazioni sanitarie per la salute economica e clinica (legge HITECH), non possiamo rifiutare la tua richiesta di non divulgare le tue informazioni sanitarie protette (PHI) a un piano sanitario allo scopo di effettuare operazioni di pagamento o di assistenza sanitaria (e non ai fini dell'esecuzione del trattamento) nei casi in cui i tuoi servizi sono stati pagati integralmente di tasca propria poiché non viene avanzata alcuna pretesa nei confronti del piano in qualità di pagatore terzo.

3. Ispezione e copie. Hai il diritto di ispezionare e ottenere una copia della presente Informativa e delle informazioni sanitarie personali che potrebbero essere utilizzate per prendere decisioni su di te, comprese le cartelle cliniche dei pazienti e i registri di fatturazione, ma escluse le note sulla psicoterapia o le informazioni compilate in ragionevole anticipo o da utilizzare in un'azione o procedimento civile, penale o amministrativo. È necessario presentare la richiesta per iscritto al responsabile della privacy al fine di verificare e/o ottenere una copia delle proprie informazioni sanitarie personali.

La nostra agenzia deve dare seguito alla tua richiesta entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. Se non siamo in grado di agire entro il periodo di 30 giorni, possiamo estendere il nostro tempo per rispondere per altri 30 giorni, purché informiamo dei motivi del nostro ritardo e della data in cui risponderemo. Potremmo addebitare una commissione per i costi di copia, spedizione, manodopera e forniture associati alla richiesta, non superiore all'importo massimo consentito dalla legge dello Stato di New York. La nostra agenzia potrebbe rifiutare la tua richiesta di ispezione e/o copia in determinate circostanze limitate; tuttavia, puoi richiedere una revisione del nostro rifiuto. Le revisioni saranno condotte da un operatore sanitario autorizzato che non è stato coinvolto nel rifiuto iniziale, scelto da noi.

Ai sensi della legge HITECH, se conserviamo cartelle cliniche elettroniche (EHR), hai il diritto di accedervi in formato elettronico e di chiederci di inviare la cartella clinica elettronica direttamente a terzi. Potremmo addebitare solo i costi di manodopera necessari per trasferire queste informazioni.

4. Richiesta di correzione delle informazioni sanitarie. Puoi chiederci di modificare le tue informazioni sanitarie se ritieni che siano errate o incomplete e puoi richiedere una modifica per tutto il tempo in cui le informazioni sono conservate da o per la nostra agenzia. La tua richiesta deve essere fatta per iscritto e presentata al Responsabile della Privacy. È necessario fornirci una motivazione a sostegno della richiesta di modifica. La nostra agenzia rifiuterà la tua richiesta se non presenti la tua richiesta (e il motivo a sostegno della tua richiesta) per iscritto. Inoltre, potremmo respingere la tua richiesta se ci chiedi di modificare informazioni che siano:

accurato e completo;
non fanno parte delle informazioni sanitarie personali che ti sarebbe consentito controllare o copiare; O
non creati dalla nostra agenzia, a meno che l'individuo o l'entità che ha creato le informazioni non sia disponibile per correggere le informazioni.

La nostra agenzia deve dare seguito alla tua richiesta entro 60 giorni dal ricevimento della stessa. Se non siamo in grado di agire entro il periodo di 60 giorni, possiamo estendere il nostro tempo per rispondere per ulteriori 30 giorni, purché informiamo dei motivi del nostro ritardo e della data in cui risponderemo. Se la tua richiesta viene respinta, puoi presentare una dichiarazione scritta del tuo disaccordo e noi potremmo presentare una confutazione di tale dichiarazione da inserire nella tua cartella clinica.

5. Notifiche di violazione. Hai il diritto di essere informato se le tue PHI non protette sono state, o si ritiene ragionevolmente che siano state accessibili, acquisite, utilizzate o divulgate a causa di una violazione. Per “PHI non garantite” si intendono le PHI non protette mediante l'uso di determinate tecnologie o metodologie approvate, come la crittografia, che rendono le PHI inutilizzabili, illeggibili o indecifrabili per soggetti non autorizzati.

In caso di violazione, la nostra agenzia ti fornirà comunicazione scritta senza irragionevole ritardo e in nessun caso oltre 60 giorni dalla scoperta della violazione. Questa comunicazione scritta ti sarà inviata tramite posta prioritaria o, in alternativa, via e-mail se hai accettato di ricevere tali comunicazioni in formato elettronico. Se la nostra agenzia dispone di informazioni di contatto insufficienti o non aggiornate per 10 o più persone interessate dalla violazione, dobbiamo fornire un avviso individuale sostitutivo fornendo l'avviso sul nostro sito Web o nei principali mezzi di stampa o di trasmissione in cui le persone interessate gli individui probabilmente risiedono. Se la nostra agenzia dispone di informazioni di contatto insufficienti o non aggiornate per meno di 10 persone interessate dalla violazione, potremmo fornire un avviso sostitutivo tramite una forma alternativa di avviso scritto, telefono o altro mezzo.

L'avviso scritto che ti forniremo includerà, per quanto possibile, una descrizione della violazione, una descrizione dei tipi di informazioni coinvolte nella violazione, le misure che dovresti intraprendere per proteggerti da potenziali danni e un breve descrizione di ciò che la nostra agenzia sta facendo per indagare sulla violazione, mitigare il danno e prevenire ulteriori violazioni. Conterrà anche le informazioni di contatto per raggiungere la nostra agenzia. Se forniamo una notifica sostitutiva tramite il nostro sito web, la stampa principale o i mezzi di trasmissione, la notifica includerà un numero verde affinché le persone possano contattare la nostra agenzia per determinare se le loro PHI siano coinvolte nella violazione.

6. Contabilità delle informazioni. Tutti i nostri pazienti hanno il diritto di richiedere un “rendiconto delle rivelazioni”. Una “contabilità delle divulgazioni” è un elenco di alcune divulgazioni straordinarie che la nostra agenzia ha fatto delle tue informazioni sanitarie personali. Per ottenere rendicontazione delle comunicazioni è necessario presentare richiesta scritta al Responsabile della Privacy. La nostra agenzia deve dare seguito alla tua richiesta entro 60 giorni dal ricevimento della stessa. Se non siamo in grado di agire entro il periodo di 60 giorni, possiamo estendere il nostro tempo per rispondere per ulteriori 30 giorni, purché informiamo dei motivi del nostro ritardo e della data in cui risponderemo.

Ai sensi della legge HITECH, tutte le divulgazioni, comprese quelle relative alle operazioni di trattamento, pagamento e assistenza sanitaria, devono essere contabilizzate se la divulgazione viene effettuata tramite una cartella clinica elettronica elettronica. In risposta a una richiesta, ti forniremo anche un elenco e le informazioni di contatto di tutti i soci in affari rilevanti affinché tu possa ottenere un resoconto delle loro divulgazioni di PHI.

Tutte le richieste di “rendicontazione delle informazioni divulgate” devono indicare un periodo di tempo, che non può essere superiore a sei (6) anni. Il primo elenco richiesto entro un periodo di dodici (12) mesi è gratuito, ma la nostra agenzia potrebbe addebitarti elenchi aggiuntivi se richiesti entro lo stesso periodo di dodici (12) mesi. La nostra agenzia ti informerà dei costi legati all'adempimento di richieste aggiuntive e potrai ritirare la tua richiesta prima di sostenere eventuali costi.

7. Diritto di presentare un reclamo. Se ritieni che i tuoi diritti alla privacy siano stati violati, puoi presentare un reclamo alla nostra agenzia o al Segretario del Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani. Per presentare un reclamo alla nostra agenzia, contatta il Responsabile della privacy HIPAA, Caring Professionals, Inc., 70-20 Austin Street, Suite 135, Forest Hills, NY 11375. Non subirete ritorsioni per aver presentato un reclamo, né sarete tenuti a rinunciare al vostro diritto di farlo come condizione per ricevere il trattamento.

8. Autorizzazione per determinati usi e divulgazioni. I seguenti usi e divulgazioni saranno effettuati dalla nostra agenzia solo con la tua autorizzazione scritta: •

usi e divulgazioni per finalità di marketing;
usi e divulgazioni che costituiscono la vendita di PHI;
la maggior parte degli usi e delle divulgazioni degli appunti di psicoterapia; E
altri usi e divulgazioni non descritti nel presente avviso o consentiti dalla legge applicabile.

Qualsiasi autorizzazione che ci fornisci in merito all’uso e alla divulgazione delle tue informazioni sanitarie personali può essere revocata in qualsiasi momento inviandoci una “dichiarazione di revoca” scritta. Dopo aver revocato la tua autorizzazione, non utilizzeremo né divulgheremo più le tue informazioni sanitarie personali per i motivi descritti nell'autorizzazione. Tieni presente che siamo ancora autorizzati a utilizzare e divulgare informazioni sanitarie personali per scopi che non richiedono l'autorizzazione esplicita del paziente.

In caso di domande o dubbi riguardanti i propri diritti alla privacy o le informazioni contenute nella presente Informativa, contattare:

Responsabile della privacy HIPAA

Caring Professionals, Inc.

70-20 Austin Street,Suite 135

Forest Hills, New York 11375

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